証明書発行業務について

証明書の発行業務は、学生課教務入試係において、以下の(1)~(3)を除く日の午前８時３０分から午後５時００分の間で行っています。郵便での申し込みの際にも以下を除く日に対応します。

1. 土・日・祝日に規定する休日及び年末年始
2. 一斉休業日
   令和５年８月１４日（月）～１６日（水）、２４日（木）、２５日（金）、９月１９日（火）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　１２月２８日（木）～令和６年１月３日（水）
3. 設備のメンテナス予定日
   令和５年６月２９日（木）

締め切りが定められている願書等の添付書類に本校発行の証明書を必要とする場合は、日数の余裕をもって申請してください。本校では、証明書発行の遅延で生じた申請者の不利益に対しては、一切責を負いません。

証明書発行申請に当たっては、以下をよくお読みのうえ、手続きをお願いします。

発行できる証明書

在学証明書

在学生に対して本校に在学していること及び所属学科・専攻を証明します。

卒業・修了証明書

本校の本科卒業生もしくは専攻科修了生であることを証明し、卒業学科名（修了専攻名）、卒業年月等が記載されています。

修了証明書

中途退学者に対し、在学期間、修了学年等を証明します。
（専攻科修了生に対し発行する「修了証明書」とは異なるものです。）

成績証明書

履修科目、成績評価、単位数等を証明します。
（注：昭和５７年３月以前に卒業された方の成績証明書には原則として単位数は記載されません。）

単位修得証明書

在学中に修得した科目及びその単位数を証明します。成績評価は記載されません。
単位修得証明書は、用途によって様式が異なりますので、申請時には、使用目的・提出先を明記してください。以下に単位修得証明書が必要な例を挙げます。

• 昭和５７年３月以前に卒業された方が大学受験等で修得単位数の証明を必要とする場合（大学編入学試験を受験する場合は、成績証明書と併せて申請してください。）
• 高等学校卒業程度認定試験（旧大学入学資格検定）を受験する場合
• 第三種電気主任技術者免状取得（電気工学科卒業者に限る）の申請手続きをする場合

調査書

大学等を受験する際に必要となります。大学等の募集要項を確認し、大学所定の調査書用紙に記入が必要の場合は、当該大学等の調査書用紙をお送りください。（放送大学の場合は、以下の証明書が必要となります。）

高等専門学校における卒業・履修状況証明書

本校卒業者が放送大学に編入学を希望する場合に必要な証明書です。この証明書の発行を希望する場合は、申請の際に放送大学の募集要項に添付してある出願書類様式４を送付してください。

証明書発行の申請から発行までの手順

窓口申込の場合

• 身分証明書をご持参ください。
• 学生課窓口にある申込用紙に記入してください。
• 代理人が申請する場合は、ご本人からの委任状と身分証明書の写しの提出とあわせて、代理人の身分証明書を提示いただきます。（在学生の保証人が代理人として申請する場合、在学生からの委任状や学生証の写しは不要です。）
• 申請から発行まで約10分程度のお時間をいただきます。（卒業証明書・成績証明書各１通の場合。）
  証明書の種類によっては、即時発行ができない場合があります。窓口で確認いただくか、あらかじめお問い合わせください。

郵送申込の場合

• 申込方法
  以下のものを下の送付先宛に封書にてお送りください。
  • ご本人の身分証明書の写し
  • 必要事項を記入した、証明書発行申請書(MS Word、24KB)
    もしくは、以下の必要事項を記入したメモ
    ・氏名、ふりがな
    ・生年月日
    ・卒業、修了年
    ・卒業学科名もしくは修了専攻科名
    ・必要な証明書の種類と部数・自宅の住所・電話番号（日中連絡の取れる電話番号が望ましい）
  • 切手を貼り、宛先を記入した返信用封筒（規格：『長３(235×120mm)』が望ましい）
    （成績証明書・卒業証明書各１通を厳封した場合（約２４ｇ）、普通便扱いで８４円分の切手、速達便扱いなら３７４円分の切手、書留や特定記録などの特殊取扱とする場合は、特殊取扱分の料金を加えた切手を貼付し、希望する特殊取扱を申請書に記載してください。）
  • 代理人申し込みの場合は、上の書類に加えて、ご本人からの委任状と代理人の身分証明書の写し
• 送付先
  〒９４０－８５３２
  新潟県長岡市西片貝町８８８番地
  長岡工業高等専門学校学生課教務入試係（証明書発行申請と表書きしてください。）
• 電話、ファクシミリ、電子メール等での申し込みは受け付けていません。また、返信用封筒、返送料の立て替えも行いません。
• 申請のあった証明書は、発行までに１週間くらいかかります。余裕をもって申請いただきますようお願いいたします。
  証明書発行後は遅滞なく発送するようにしていますが、申請者本人への到着日を指定されても、その日まで到着するように発送することについては、お受けできません。また、証明書の種類によっては、発行までに日数がかかる場合があります。特定の期日までに確実に受領する必要がある場合は、日数の余裕をもって申請してください。
• 返信先は国内に限らせていただきます。国外からお申し込みになる場合は、国内代理人を通して申請してください。
• 申請時に提出いただいた身分証明書の写しについては、証明書発行時に返却いたします。

身分証明書と委任状について

• 身分証明書は、以下のいずれかのものとします。

・国もしくは都道府県の機関が発行した各種免許証（運転免許証等）、パスポート
・健康保険の被保険者証（被保険者等記号・番号等にマスキングを施したもの）
・外国人登録済証明書
・住民基本台帳カード
・国公立学校の学生証、身分証明書
・官公署、独立行政法人の身分証明書

• その他

・卒業後に改姓があった場合は、旧姓と新姓の確認ができるもの（戸籍抄本など）の写しが必要です。

委任状については、特に所定の書式はありませんが、下例参照の上、ご本人の意思が確認できるように作成してください。

※アンダーラインの部分には、必要とする証明書の名称及び部数を記入してください。

その他

証明書発行の手数料はいただいておりません。ただし証明書送付時の送料は申請者の負担となります。今後、手数料が有料化される場合は、あらかじめお知らせします。

調査書（大学受験用）の発送は約２週間位かかります。受験で必要としている場合は日数の余裕をもって申請してください。

英文の卒業証明書、成績証明書等も発行できますが、発送までに約２週間位かかります。なお、申請の際、英文表記の氏名も記入してください。

成績証明書、単位修得証明書等については、所定の封筒に厳封のうえ発行しますので、厳封の状態のまま提出先にお出しください。厳封の状態でないと証明書の正確性が疑われ受理されない場合があります。

証明書に記載する氏名は、卒業時のものとなります。改姓があった場合でも改姓後の氏名での証明書は発行できません。

個人情報の保護について
証明書の申請にあたってお知らせいただいた住所、氏名、その他の個人情報は、証明書の発送を行うために利用し、法令の定める場合を除き、他の目的で利用、または、第三者に提供することはありません。証明書申請と併せて同窓会に住所等の変更を依頼する場合は、ご自身の個人情報を本校同窓会に提供しても差し支えない旨をお書き添えください。

その他不明な点は学生課教務入試係 （tel:0258-34-9331）までお問い合わせください。