座席表の構想 (仕様設計)

ここでは図1 のような座席表を作成する方法を紹介します． 実用的な座席表をできるだけ手間をかけずに完成させるため，まずはどのような座席表にしたいのかを考えてみましょう．

• 1 人分の座席には番号，氏名，フリガナを表示するものとして，簡単に席替えができるように番号を入力したら残りの 2 つは自動的に名簿データから取り出せるようにします．
• 座席は図1 のように 6 列に 6 席または 7 席ずつ配置するものとして，A4 判横向きの用紙 (29.7×21.0cm) の中央部に印刷できるようにします．

座席表用のシート追加

演習用名簿データの項で「ODF 表計算ドキュメント (*.ods)」として作成したファイルを開き，座席表用のシートを追加しましょう．

1. メニューバーの シート をクリックし，表示されるプルダウンメニューから シートを挿入 をクリックすると，図2 のダイアログボックスが表示されます^※1．

   

2. シートの挿入位置をお好みで選択し，追加するシートの名前を適当に設定して OK をクリックすると，まっさらなシートが追加されます． 図2 では表示中のシート (roster01) の後に Seatmap というシート名で追加するように設定しています^※2．

ページスタイルの設定

座席表を A4 判横向きの用紙の中央部に印刷できるようにページスタイルを設定しましょう．

1. メニューバーの 書式-ページ とクリックすると，図3 のダイアログボックスが表示されます．

   

2. 用紙サイズを「A4」，印刷の向きを「横」に設定し，余白をお好みで調整します． レイアウト設定の表の配置で「横中央」，「縦中央」にチェックしておくと，紙面の中央部分に自動的に配置してくれるようになります． 設定が終わったら OK をクリックします．

セルの縦横幅の調整

図1 のような配置にするには，座席の幅を W，通路の幅を P としたとき，6W+5P を印刷領域の幅におさめる必要があります． 図3 のページスタイル設定では，印刷領域の幅は約 26cm (≈29.7cm-2cm-2cm) となります． ここで P を仮に 1cm 程度とすると，6(W+P)≈27cm (=26cm+P) とみて W+P≈4.5cm と見積もることができます． 少しヤヤコシイ話になってしまいましたが，少し余裕をみて W=3.5cm，P=0.8cm と定めることにしましょう．

行の高さも同じように見積もれなくもありませんが，要素ごとにフォントサイズを変えて見やすくしたいので，高さ方向は後で調整することにします^※3．

1. A 列の幅を変更するには，A1 セルの上の列見出しの A を右クリックします． 図4 のプルダウンメニューが表示されるので「列幅」をクリックします．

   

2. 図5 のダイアログボックスが表示されるので，「デフォルト値」のチェックボックスをオフにして，幅の項目に 3.5cm のように希望の列幅を入力して OK をクリックします^※4． 同様に B 列の幅を 0.8cm に設定しましょう．

   

3. 名簿データを眺めると，名前が一番長いのは 15 番の「香坂 正次郎 (コウサカ ショウジロウ)」とわかります． このデータをとりあえず A1:A3 セルにコピー&ペーストしてみましょう．
   1. roster01 シートの A16:C16 を範囲選択します (図6)

      

   2. 編集-コピー をクリックして，範囲選択した領域をクリップボードにコピーします． 右クリックして表示されるメニューから「コピー」を選ぶか，ショートカットキー Ctrl+C を利用しても同じ操作が可能です．
   3. Seatmap シートの A1 を選択し，編集-形式を選択して貼り付け-形式を選択して貼り付け をクリックすると図7 のダイアログボックスが表示されます． 右クリックして表示されるメニューから選ぶことも，ショートカットキー Ctrl+Shift+V を利用しても同じ操作が可能です．

      

   4. 図7 の「オプション」の「行と列を入れ替える」にチェックを付けて OK をクリックすると図8 のような結果が得られます．

      

4. 文字列がセルの幅に収まるようにフォントサイズを調整し，文字列を中央揃えにするなど，見やすくなるよう調整します． 図8 では番号を 12pt，氏名を 14pt，フリガナを 9pt に設定しています．

   

5. A1:A3 のセル範囲をコピーし，A5 に貼り付けます． 同様に A9，A13，A17，A21，A25 にも貼り付けて 1 列に 7 席分を配置してみます． このように連続的にコピー&ペーストを行う際には，ショートカットキーを使うと効率がよいでしょう． ここで ファイル-印刷プレビュー （ショートカットキーでは Ctrl+Shift+O) をクリックしてみると，うまい具合に A4 横の用紙に収まりそうなことがわかります．

ここまでの操作ができるようになれば，あとは名簿データからのコピー&ペーストをひたすら手作業でくり返し，各座席の枠線 (罫線) を設定することで座席表を完成させることもできるはずです． しかし，そのような煩雑な手作業を行うのは非効率的です． 次の座席表の作成 (2) では Calc の関数を利用して，素早く手軽に座席表を作成する方法を紹介します．