VLOOKUP 関数の動作確認

Calc の vlookup 関数を利用して，座席表のワークシートで番号を入力したら，残りの 2 つ (氏名とフリガナ) は自動的に名簿データから取り出せるようにしてみましょう． あらかじめ座席表の作成 (1) の作業を済ませておいてください． まずは vlookup 関数の基本的な使い方を確認しましょう．

1. A2 のセルを選択します． 図1 のように，名前ボックス (図の左上) に選択されたセルの名前である A2 が表示されるはずです．

   

2. 次のように入力し，Enter キーをタイプします^※1． すると，数式入力ボックス (図1 の赤枠) には入力した内容 (式) が，A2 セルには式の実行結果 (A1 セルの番号に対応する氏名) が表示されるはずです．

   =vlookup(a1, roster01.$a$2:$e$41, 2)
   

3. A3 のセルを選択し，数式入力ボックス (図1 の赤枠) に次のように入力し，Enter キーをタイプします^※1． すると，A3 セルには A1 セルの番号に対応するフリガナが 表示されるはずです．

   =vlookup(a1, roster01.$a$2:$e$41, 3)
   

A1 セルの値を書き換えると，それに応じて A2 セルおよび A3 セルの表示が変わることを確かめてください．

IF 関数によるエラー抑制

前項の設定では A1 セルに番号が入力されていないと，A2 セルおよび A3 セルにはエラー値を示す #N/A が表示されてしまい，見苦しくなります． これを避けるために，IF 関数を併用してみましょう．

1. A2 のセルに次の式を入力します^※2．

   =if(a1="","",vlookup(a1, roster01.$a$2:$e$41, 2))
   

2. A3 のセルに次の式を入力します^※2．

   =if(a1="","",vlookup(a1, roster01.$a$2:$e$41, 3))
   

座席表の仕上げ

ここまでくれば座席表の仕上げまであと少しです．

1. A1:A3 のセル範囲をコピーし，A5 に貼り付けます．
2. A5:A7 のセル範囲の周囲に枠線を引きましょう． ツールバーの「枠線」ボタン (図2) を利用するか，右クリックして表示されるメニューから「セルの書式指定」を選び，ダイアログボックスの「枠線」タブをクリックすることで枠線を設定することができます．

   

3. A5:A7 のセル範囲をコピーし，A9，A13，A17，A21，A25 に貼り付けて 1 列分の座席を作成します．
4. A 列と B 列を選択してコピーし，C，K 列に貼り付けます．
5. C1:C3 のセル範囲の周囲に枠線を引きます (A5:A7 のセル範囲をコピーして貼り付けても OK です)．
6. C 列と D 列を選択してコピーし，E，G，I 列に貼り付けます．
7. E29:G29 を選択し，右クリックして表示されるメニューから「セルの結合」を選びます． 結合されたセルに枠線を設定し，「教卓」と入力し，中央揃えにして適当な文字サイズに調整します^※3．
8. 印刷プレビューで仕上がりを確認します． 必要に応じてメニューバーの 挿入-ヘッダーおよびフッター から見出しなどを設定します．