名簿取扱規約 - 長岡高専同窓会

長岡工業短期大学・長岡工業高等専門学校　同窓会高志会　同窓会名簿取扱規約

（平成27年3月2日　高志会理事総会議決）
（一部修正：平成30年12月1日高志会総会議決）

第１条（目的）
　長岡工業短期大学・長岡工業高等専門学校同窓会高志会（以下本会）又は本会会員（以下会員）が作成し、利用する名簿（以下、単に「名簿」という。）の適正な取扱いの基準を定めることにより、個人の権利利益を保護することを目的とする。

第２条（責務）
　本会及び会員は、長岡工業短期大学・長岡工業高等専門学校同窓会高志会会則及び、個人情報の保護に関する法律等を遵守するとともに、名簿の作成及び利用にあたっては、個人情報の保護に努める。

第３条（名簿の利用目的）
１．名簿の利用目的は、次のとおりとする。
(1) 本会の会議、行事、緊急事項等の連絡に利用するため
(2) 災害その他緊急時における連絡又は安否確認等に利用するため
(3) 本会が主催する行事に係る連絡・案内等に利用するため（高志会総会、会報、記念誌等）
(4) 会費の返還その他本会の経費に関する処理に利用するため
(5) 他の団体（独立行政法人国立高専機構等）と協力して行う行事等に係る連絡・案内等に利用するため
(6) 会員相互の情報交換に利用するため
(7) 前各号に掲げるもののほか、高志会理事総会（以下、「総会」という。）での決定又は会員の総意に基づく方法により決定した利用目的

２．会員は前項の目的のうち、本会が主たる利用者とならないものに関しては、附則「名簿情報利用範囲」により利用を制限することができる。

第４条（名簿情報の項目）
　名簿に掲載する会員等の情報（以下「名簿情報」という。）は、次のとおりとする。
(1) 管理用番号、氏名、現住所、勤務先、連絡先、卒業学科及び年月但し、前号に掲げる項目のうち、本人から同意を得られなかった項目については、名簿に掲載しない。

第５条（名簿情報の収集）
　名簿情報を収集するときは、必ず各会員へ住所確認調査カードを送付し、各会員の同意を得て、会員本人から収集する。

第６条（名簿の種類、名簿情報の項目、名簿の形態、名簿の配付先）
　本会が作成する名簿は、次のとおりとする。　
(1) 高志会全会員名簿（以下マスターデータ）項目：全会員の氏名、現住所、勤務先、連絡先、卒業学科及び年月名簿の形態：ディジタルデータ配付先：本会事務局　
(2) 高志会会員名簿（以下用途別名簿）項目：用途に適する会員の氏名、現住所、勤務先、連絡先、卒業学科及び年月名簿の形態：印刷紙面配付先：申請のあった会員

第７条（名簿管理者）
１．名簿情報の収集、名簿の作成、名簿の配付、名簿情報の訂正等のほか、名簿に関する会員から問い合わせ、相談等への対応は、本会事務局が行う。
２．本会事務局は前項の業務の一部またはすべてを、プライバシーマーク認定を受けた外部機関（以下委託業者）に委託することができる。　

第８条（名簿の発行）
１．本会事務局は、名簿情報の収集が完了した後、マスターデータを１部保管する。
２．会員が、用途別名簿を作成する場合は、用途と必要な会員の範囲を添え本会事務局に発行を申請する。
３．前項の申請を受けた本会事務局は、申請内容を精査し、妥当なものであった場合はマスターデータより用途別名簿を作成する。
４．本会事務局は前項の業務を委託業者に委託することができる。
５．卒業後１０年以上の会員からの用途別名簿作成依頼に関しては、有償とする。
６．会員が、発行された用途別名簿を二次加工（再編集、他名簿との結合を含む）する場合は、本会事務局に申請し、認証を受けなければならない。
７．同級会開催を目的とした用途別名簿の場合は、前項の規定に関わらず名簿記載事項を最新の状態に更新することができる。また、更新した名簿情報を本会事務局へ提供することを条件に、第5項に記載の費用を無償とする。
８．会員が、発行された用途別名簿を元に、新たな名簿を作成するときは、同窓会事務局に申請し、認証をうけなくてはならない。

第９条 (名簿に記載する注意事項等)
　名簿情報以外に、用途別名簿には次の事項を記載する。　
(1) 認証記号　
(2) 名簿管理者の氏名及び連絡先　
(3) 名簿を適正に利用及び管理するための注意事項　
(4) 有効期限満了後における名簿の返却方法（又は「処分方法」）　
(5) 法的責任の告知　
(6) 発行日及び有効期限

第１０条（名簿の有効期限）
　マスターデータの有効期限は５年、用途別名簿の有効期限は３年を限度とする。

第１１条（名簿情報の訂正等）
　会員本人から自己の名簿情報の開示、訂正、追加、削除（以下「訂正等」という。）の申し出があったときは、名簿管理者は訂正等を行う。なお、既に配付している名簿については、この限りではない。

第１２条（名簿の利用、管理）
１．会員は、災害等の緊急時以外に、用途別名簿を申請用途以外で利用してはならない。
２．会員は、名簿情報が第三者に漏れないように適正に管理しなくてはならない。
３．会員以外に本名簿を譲渡、転売することを禁じる。
４．名簿を営利目的の勧誘等に利用する事を禁じる。

第１３条（不要名簿の処分）
１．新たにマスターデータを作成した場合は、本会事務局は旧マスターデータを適正に処分する。
２．用途別名簿が不要になった際は、本会事務局に名簿を返却、又は、名簿情報が他に漏洩しないよう用途別名簿を適正に処分する。

第１４条（変更等の通知方法）
　名簿情報の訂正など会員への通知は、文書配付によって行う。

第１５条（改正の手続）
　この規約を改正、廃止又は新たに制定しようとするときは、本会総会の議決を経なければならない。

第１６条（委任）
　この規約に関し必要な事項は、総会で定める。

附則
１．この要項は、平成 27 年 4 月 1 日から施行する。

（名簿情報利用範囲）
２．本会の定める名簿の利用範囲を以下のとおりとする。
(1) 本会事務局
(2) 会員の同窓生（同級生）
(3) 会員（全会員）
(4) 独立行政法人国立高専機構長岡工業高等専門学校
３．会員は名簿情報収集の際、利用範囲を上記から選択できる。この時、後段の号を指定した場合はその前段の号すべてを含むものとする。

（旧冊子体名簿に関する特例措置）
４．平成22年以前に発行された冊子体名簿において、「掲載拒否」を指定した項目については前項の利用範囲として(1)を選択したものとして取り扱う。
５．平成22年以前の冊子体名簿は有効期限を定義しない。また、取扱い方法は各冊子記載の方法に従うものとする。

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